E-facturatie en de Peppol-deadline: wat houdt de tolerantieperiode in?

Belgische ondernemers die werken met btw-plichtige B2B-transacties zijn intussen ongetwijfeld op de hoogte: vanaf 1 januari 2026 is elektronisch factureren via het Peppol-netwerk verplicht. Maar wat als je op die datum nog niet volledig klaar bent?

De federale overheid voorziet een overgangsperiode van drie maanden, die loopt van januari tot en met maart 2026. Tijdens die periode riskeer je geen administratieve boetes of sancties als je de verplichting nog niet volledig naleeft. Toch is dit geen vrijgeleide voor wie zijn handen in de schoot legt.

Wanneer krijg je de tolerantie?

De soepelheid geldt uitsluitend als je twee voorwaarden tegelijk kunt aantonen.

Ten eerste moet je kunnen bewijzen dat je tijdig en redelijke inspanningen hebt geleverd om aan de regelgeving te voldoen. Ten tweede moet het probleem waarom je nog niet klaar bent, buiten jouw controle liggen. Denk daarbij aan een softwareleverancier die de implementatie niet op tijd rondkreeg, of aan een technische fout in een systeem dat jij niet zelf beheert.

Wanneer valt de tolerantie weg?

Wie nog geen enkele actie heeft ondernomen, rekent best niet op coulance. Hetzelfde geldt voor ondernemers die bewust hebben gewacht of die bij een controle geen enkel bewijs van inspanning kunnen voorleggen. De overheid maakt geen uitzondering voor passieve gevallen.

Wat is Peppol precies?

Peppol (Pan-European Public Procurement On-Line) is een internationaal netwerk voor de uitwisseling van gestructureerde elektronische documenten, waaronder facturen. In België is het beheer in handen van Mercurius, de centrale Belgische access point. Een e-factuur via Peppol is geen gewoon pdf-bestand, maar een gestructureerd XML-bestand dat automatisch verwerkt kan worden door boekhoudpakketten en ERP-systemen. Dat maakt het verschil met de 'klassieke' e-factuur die veel kmo's al versturen via e-mail.

Hoe begin je eraan?

De eerste stap is nagaan of jouw boekhoudpakket of facturatieprogramma al Peppol-compatibel is. De meeste gevestigde Belgische boekhoudpakketten — zoals o.a. Exact Online — hebben die functionaliteit. Is jouw software nog niet klaar, dan is dit hét moment om je leverancier te contacteren of alternatieven te verkennen. Registreer je onderneming ook als Peppol-deelnemer via een erkende access point: dat is de technische voorwaarde om facturen te kunnen ontvangen en versturen via het netwerk.

Kortom: de tolerantieperiode biedt ademruimte, maar alleen als je in goede trouw aan een oplossing werkt. Wie niets doet, is niet beschermd.